Daugelis įmonių vis dar galvoja, kad darbo užmokesčio apskaita yra tiesiog „techninis procesas“, kuris turi veikti kažkur fone. Atlyginimai pervesti, deklaracijos pateiktos, vadinasi – viskas gerai.
Tačiau realybėje būtent čia labai dažnai pradeda strigti visas verslas.
Ne dėl to, kad buhalteriai blogai dirba. Ir ne dėl to, kad trūksta žmonių. Problema ta, kad daugybė įmonių šiandien bando valdyti gerokai sudėtingesnį verslą su procesais, kurie buvo tinkami prieš dešimt metų.
Kol darbuotojų mažai, chaosą dar galima paslėpti. Tačiau augant komandai pradeda matytis tikrasis vaizdas. Personalo skyrius gyvena excel lentelėse, buhalteriai mėnesio gale ranka taiso tabelius, o vadovai nuolat aiškinasi, kodėl nesutampa valandos ar vėluoja informacija. Ir blogiausia tai, kad ilgainiui toks chaosas organizacijoje tampa norma.
Įmonės dažnai painioja užimtumą su produktyvumu
Yra labai pavojingas momentas, kurio daugelis vadovų ilgai nepastebi. Komanda atrodo nuolat užsiėmusi. Buhalteriai dirba intensyviai, personalo specialistai nuolat kažką derina, vadovai gauna krūvas ataskaitų. Iš šalies atrodo, kad visi dirba maksimaliai produktyviai.
Tačiau realybėje didelė dalis energijos sudeginama ne augimui, o vidiniam chaosui palaikyti.
Kai darbuotojai kasdien:
- taiso neatitikimus;
- ieško informacijos;
- derina grafikus;
- tikrina rankinius skaičiavimus;
- gaudo klaidas po atlyginimų išmokėjimo,
verslas pradeda lėtėti iš vidaus.
Čia atsiranda didžiausia automatizacijos vertė. Ji ne „pagreitina programą“. Ji sumažina bereikalingą trintį organizacijoje.
Didžiausi pinigų nuostoliai dažniausiai slepiasi ne ten, kur ieškoma
Įdomiausia tai, kad daugelis įmonių puikiai žino, kiek moka už programinę įrangą, tačiau beveik niekada nesuskaičiuoja, kiek kainuoja neefektyvūs procesai.
Nes šie nuostoliai nesimato vienoje eilutėje.
Jie pasiskirsto mažomis dalimis:
- papildomos darbo valandos;
- pavėluoti procesai;
- darbuotojų perdegimas;
- klaidų taisymas;
- konfliktai dėl atlyginimų;
- nuolat stringanti komunikacija tarp skyrių.
Ir ilgainiui tai tampa daug didesne problema nei pačios sistemos kaina.
Todėl stipriausios įmonės šiandien automatizaciją vertina ne kaip IT klausimą. Jos ją vertina kaip būdą susigrąžinti laiką.
Rankinis DU apskaičiavimas tampa pavojingas ne dėl klaidų
Dažniausiai galvojama, kad automatizacija reikalinga tam, jog sumažėtų klaidų. Taip, tai svarbu. Tačiau tikroji problema slypi giliau. Kai darbo užmokesčio apskaita valdoma rankiniu būdu, organizacija tampa priklausoma nuo žmonių „gelbėjimo režimo“.
Jeigu:
- vienas darbuotojas serga;
- kažkas pavėluoja pateikti grafiką;
- paskutinę minutę keičiasi pamaina;
- atsiranda papildomi priskaitymai,
visa sistema pradeda strigti.
Ir tai labai gerai pažįsta įmonės, dirbančios su sumine darbo laiko apskaita. Būtent čia rankinis valdymas pradeda byrėti greičiausiai.
Kai vienu metu reikia kontroliuoti:
- viršvalandžius;
- naktinį darbą;
- poilsio laiką;
- komandiruotes;
- skirtingus apskaitinius laikotarpius,
žmogus fiziškai nebegali visko tiksliai suvaldyti be papildomo streso ir klaidų tikimybės.
Todėl automatizacija šiandien tampa ne patogumu, o apsauga nuo nuolatinio taisymo režimo.
Viena didžiausių problemų – darbuotojai nebeturi aiškumo
Apie tai kalbama per mažai, tačiau atlyginimų apskaita tiesiogiai veikia darbuotojų pasitikėjimą įmone.
Kai žmogus nesupranta:
- kaip paskaičiuotas atlyginimas;
- kodėl skiriasi valandos;
- kiek liko atostogų;
- ar patvirtintas jo prašymas,
atsiranda nuolatinė įtampa.
Ir problema čia ne piniguose. Problema – neaiškume.
Todėl darbuotojų savitarnos sistemos šiandien tampa viena svarbiausių modernių DU sprendimų dalių. Kai darbuotojas pats gali matyti savo informaciją realiuoju laiku, organizacija pradeda veikti gerokai sklandžiau. Tai atrodo smulkmena, kol personalo skyrius nebesupranta, kiek valandų per savaitę sudegina atsakinėdamas į tuos pačius klausimus.
Greitis šiandien tampa konkurenciniu pranašumu
Anksčiau įmonės konkuravo kaina. Šiandien jos vis dažniau konkuruoja greičiu. Kiek greitai organizacija priima sprendimus? Kiek greitai juda informacija? Kiek greitai galima reaguoti į pokyčius? Ir labai dažnai būtent vidiniai procesai tampa pagrindiniu stabdžiu. Todėl modernios sistemos šiandien kuriamos ne tam, kad „vestų apskaitą“. Jos kuriamos tam, kad sumažintų administracinę trintį visoje organizacijoje.
Būtent dėl šios priežasties vis daugiau įmonių renkasi tokius partnerius kaip monet.lt, kurie leidžia vienoje sistemoje valdyti darbo laiką, atlyginimų apskaičiavimą, darbuotojų informaciją, tabelius ir deklaravimą. Kai visi procesai sujungti vienoje vietoje, organizacija pradeda judėti visiškai kitu tempu.
Stipriausios įmonės šiandien taupo ne pinigus, o energiją
Yra vienas dalykas, kurį labai gerai supranta sparčiai augantys verslai – didžiausias resursas organizacijoje yra ne biudžetas. Didžiausias resursas yra žmonių dėmesys. Jeigu komanda kiekvieną mėnesį eikvoja energiją taisydama procesus, ieškodama klaidų ir gesindama administracinius gaisrus, įmonė anksčiau ar vėliau pradeda strigti.
Todėl darbo užmokesčio apskaitos automatizavimas šiandien tampa daug daugiau nei technologinis sprendimas. Tai būdas sukurti organizaciją, kurioje žmonės daugiau laiko skiria darbui, kuris augina verslą, o ne chaosui, kuris tą augimą stabdo.
